Manisa Büyükşehir Belediyesi'nden Dijital Dönüşüm Hamlesi
Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal hafızasını geleceğe taşımak ve kamu hizmetlerinde verimliliği artırmak amacıyla fiziki arşivini dijital ortama aktarmaya devam ediyor. Belediye bünyesinde bulunan binlerce resmi evrak, yürütülen çalışma kapsamında Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi'ne aktarılıyor.
Modern şehircilik anlayışı doğrultusunda hayata geçirilen proje ile vatandaşlara daha hızlı, şeffaf ve etkin hizmet sunulması hedefleniyor.
Çalışmaları Yerinde İncelediler
Manisa Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, yürütülen dijital dönüşüm çalışmalarını yerinde inceleyerek süreç hakkında yetkililerden bilgi aldı.
Yetkililer, projenin yalnızca hizmet kalitesini artırmakla kalmayacağını, aynı zamanda belediyenin kurumsal hafızasının güvenli şekilde korunmasına da katkı sağlayacağını belirtti.
Belgeler Uluslararası Standartlarda Dijitalleştiriliyor
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülen proje kapsamında arşiv çalışmaları uluslararası standartlara uygun şekilde gerçekleştiriliyor.
Dijital arşiv aktarım süreci altı temel aşamadan oluşuyor. İlk aşamada uzman ekipler tarafından fiziki ayrıştırma ve temizlik işlemleri yapılıyor. Daha sonra belgeler yüksek çözünürlüklü tarayıcılar kullanılarak dijital ortama aktarılıyor.
Bu sayede yıllardır saklanan resmi evraklar elektronik ortamda korunabilir hale getiriliyor.
OCR Teknolojisi ile Evraklar Aranabilir Hale Geliyor
Sayısallaştırılan belgeler, OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi kullanılarak işleniyor.
Bu sistem sayesinde evrakların içerikleri dijital ortamda aranabilir hale gelirken, bilgiye erişim süresi de önemli ölçüde kısalıyor.
İndeksleme aşamasında ise belgeler tarih, sayı ve konu gibi bilgilerle sınıflandırılarak kayıt altına alınıyor.
Kalite Kontrol Sürecinden Geçiyor
Dijitalleştirilen tüm belgeler, Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi'ne aktarılmadan önce detaylı kalite kontrol süreçlerinden geçiriliyor.
Yapılan kontrollerle birlikte eksik veya hatalı veri oluşmasının önüne geçilmesi amaçlanıyor. Kontrollerin tamamlanmasının ardından belgeler sisteme entegre edilerek dijital arşiv içerisinde erişime açılıyor.
Veriler Güvenli Sunucularda Korunuyor
Projenin son aşamasında dijital veriler gelişmiş şifreleme yöntemleri kullanılarak belediyenin güvenli sunucularında yedekleniyor.
Bu uygulama sayesinde hem veri güvenliği sağlanıyor hem de olası veri kayıplarının önüne geçiliyor.
Manisa Büyükşehir Belediyesi, dijital ortamda saklanan kurumsal verileri uzun yıllar boyunca güvenli şekilde korumayı hedefliyor.
Hem Hizmet Kalitesi Artıyor Hem Kağıt Tüketimi Azalıyor
Dijital dönüşüm projesiyle birlikte bürokratik işlemlerin hızlandırılması ve vatandaşların resmi taleplerine daha kısa sürede yanıt verilmesi amaçlanıyor.
Aynı zamanda fiziksel arşiv alanı ihtiyacının azaltılması ve kağıt kullanımının düşürülmesiyle çevre dostu belediyecilik uygulamalarına da katkı sağlanıyor.
Bu yönüyle proje, hem kamu hizmetlerinin daha etkin yürütülmesine hem de doğal kaynakların korunmasına destek veriyor.
Akıllı Şehir Hedeflerine Katkı Sağlıyor
Manisa Büyükşehir Belediyesi, teknolojiyi kamu hizmetleriyle buluşturan yatırımlarıyla dijital belediyecilik çalışmalarını sürdürüyor.
Kurumsal hafızanın dijital ortamda güvence altına alınmasını sağlayan proje, aynı zamanda geleceğin akıllı şehir altyapısının oluşturulmasına yönelik çalışmalar arasında yer alıyor.
Belediye tarafından yürütülen dijital arşiv projesinin tamamlanmasıyla birlikte bilgiye erişimin hızlanması, hizmet süreçlerinin kolaylaşması ve kurumsal verilerin daha güvenli şekilde korunması hedefleniyor.
